Checklist préproduction : assurer un tournage sans dépassement de budget vidéo

Pas de tournage rentable sans préparation millimétrée ! Cette checklist de préproduction vidéo passe en revue chaque poste de dépense, du brief client au plan B météo, pour garantir que votre budget reste sous contrôle tout en maintenant la qualité attendue.

Pourquoi une checklist de préproduction vidéo sauve votre budget ?

Chaque ligne budgétaire influe sur votre marge : location de matériel, salaires, déplacements, restauration, post-production. En centralisant toutes les actions de préproduction vidéo dans une checklist, vous :

• repérez les oublis coûteux avant le tournage ;
• hiérarchisez les priorités ;
• mesurez l'impact financier de chaque décision en temps réel.

Étape 1 : clarifier le besoin client

Questions décisives

Un brief client réussi (article prochainement disponible) est la première barrière anti-dépassement. Assurez-vous de connaître :

• objectif et message clé de la vidéo ;
• plateforme de diffusion (TV, réseaux sociaux, événement) ;
• durée finale souhaitée ;
• indicateurs de succès définis par le client.

Étape 2 : scénario et découpage technique

Un découpage technique précis limite les plans superflus et réduit la durée de tournage. Incluez dans votre préproduction vidéo :

1. numérotation des scènes ;
2. estimations de durée par plan ;
3. besoins spécifiques (slow-motion, drone, FX).

Étape 3 : repérages et autorisations

Les amendes ou retards de dernière minute explosent un budget. Anticipez :

• repérage sur Google Earth puis visite physique ;
• contrats de location d'espace ;
• autorisations de mairie, SNCF, monuments ou gendarmerie (démarches d'autorisation (article prochainement disponible)).

Étape 4 : casting et équipe

Choisissez des talents disponibles aux dates fixées ; renégocier une journée de tournage coûtera toujours plus cher que bloquer les plannings à l'avance.

• Vérifiez les clauses d'exclusivité ;
• Prévoyez un cachet clair ;
• Incluez frais de déplacement et de répète.

Étape 5 : logistique transport et repas

Un tournage sans carburant ni sandwich plombe la productivité. Intégrez dans votre préproduction vidéo :

Étape 6 : matériel et assurances

Un objectif cassé = budget anéanti. Prévoyez :

• Inventaire complet du matériel ;
• Contrat d'assurances de tournage (responsabilité civile, casse, vol) ;
• Solution de secours (location express ou équipe backup).

Étape 7 : planning et feuille de service

Un planning détaillé limite les heures supplémentaires, première cause de dépassement budgétaire sur un plateau. Votre feuille de service doit comporter :

• heures d'appel et de fin ;
• adresses précises ;
• contacts d'urgence ;
• météo prévisionnelle.

Étape 8 : gestion des risques et plan B

La préproduction vidéo efficace inclut un plan B météo, une double alimentation électrique et une équipe de réserve pour les postes critiques (caméra, son). Elle prévoit également une solution de repli logistique : décors intérieurs approchants, itinéraires bis pour le transport de matériel et hébergements flexibles permettant de décaler sans pénalité. Anticipez les contraintes administratives en déposant deux dates d'occupation pour chaque lieu auprès des autorités afin d'éviter les frais de dossier de dernière minute. En cas de prises aériennes, réservez un vidéaste drone (article prochainement disponible) certifié pour contourner les interdictions temporaires de vol et maintenir la continuité de tournage, même si la météo ou un NOTAM imprévu bloque le ciel.

Étape 9 : suivi budgétaire en temps réel

Ouvrez un tableur partagé : chaque poste dispose d'une ligne “prévision” et “dépense réelle”. Mettez-le à jour quotidiennement ; une dérive de 5 % déclenche une alerte et un ajustement immédiat.

Étape 10 : anticipation de la post-production

Réserver la salle d'étalonnage ou le mixeur son après le tournage coûte 20 % de plus en moyenne. Bloquez vos prestataires au moment de la préproduction vidéo et partagez votre check plan de contrôle qualité post-prod (article prochainement disponible).

Checklist express

1. Brief client validé + budget plafond signé.
2. Scénario final + découpage technique verrouillés.
3. Lieux et autorisations confirmés.
4. Équipe, casting, contrats signés.
5. Transports, hébergements, catering réservés.
6. Matériel listé + assuré.
7. Feuille de service envoyée 48 h avant.
8. Plan B risques et météo rédigé.
9. Tableur budget partagé en ligne.
10. Post-production planifiée.

Quiz – Maîtrisez-vous la préproduction vidéo ?

FAQ

Comment estimer rapidement un budget de préproduction vidéo ?

Créez une matrice de coûts fixes (location, assurances) et variables (journées équipe). Appliquez une marge de 10 % pour imprévus.

Quel outil gratuit recommandez-vous pour le suivi budgétaire ?

Google Sheets : partage en temps réel et formules automatisées.

Faut-il toujours prendre une assurance annulation météo ?

Oui pour les tournages extérieurs ; le coût (environ 2 % du budget) est inférieur à une journée de plateau reprogrammée.

Où trouver des prestataires certifiés près de chez moi ?

Consultez l'annuaire de vidéastes professionnels et filtrez par région et spécialité.

Conclusion : passez à l'action

Une préproduction vidéo rigoureuse est votre meilleure assurance contre les dépassements de budget. Téléchargez la checklist, remplissez-la dès le prochain brief et sécurisez vos marges dès aujourd'hui !